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学生补助网上申报系统操作说明


来源:北京科技大学财务处 发布时间:2012-09-28 16:31:03 查看次数:29691

为了更好地服务于全校师生,提高学生补助发放的效率,针对目前学生补助发放中存在的问题,如学生补助信息不准确、邮件发送不及时、邮件丢失等原因导致补助无法及时发放,学校财务处开发了学生补助网上申报系统。

该系统将取代以电子邮件提交学生补助电子数据的方式,实现学生补助数据24小时网络上报、学生个人信息自动核对、经费余额实时动态更新等功能,这将很大程度上减少数据提交过程中的差错,从而提高学生补助发放效率。

该系统自2012930起在全校范围内试运行,在此期间,学生补助电子数据可以通过电子邮件或者新申报系统进行提交,在使用申报系统过程中如果发现问题请及时反馈到财务处(62332279),我们将对该系统做进一步的完善以便尽早正式运行。该系统正式运行后,财务处将不再通过接收电子邮件提交学生补助电子数据。该系统的基本流程及使用说明如下:

1.      学生补助发放基本流程:

 2.      登陆系统

登陆学生补助网上申报系统有三种方式:

(1)       访问财务处财务信息平台CWXXPT.USTB.EDU.CN, 教职工请使用工号及密码登陆,学生使用学号及密码登陆,(初始密码皆为身份证号码后6位,如果修改过登陆用户名及密码请使用新的用户名及密码),直接进入申报系统;

(2)       登陆校园网EE.USTB.EDU.CN, 教职工请使用工号及密码登陆,学生使用学号及密码登陆(初始密码皆为身份证号码后6位,如果修改过登陆用户名及密码请使用新的用户名及密码)。登陆后点击“数字化校园集成平台”中的“补助申报”进入系统。

(3)       访问财务处网站CAIWU.USTB.EDU.CN,进入“补助发放”栏目,点击“学生补助信息申报”链接进入CWXXPT.USTB.EDU.CN界面,然后使用工号或学号及密码登陆即可。

 

 

3.      填写基本信息

基本信息主要包括补助支出项目经费号、补助支出用途、补助发放部门以及联系方式,操作如下:

(1)    添加新申请单:申请单即为补助发放明细表,请点击页面左栏中“添加新申请单”。

 

 

(2)    填写财务经费号码:在弹出的新申请单中,请输入8位财务经费号码(如32200200),回车后对应的财务经费名称及负责人会自动显示出来(部分经费项目没有设置负责人,负责人栏显示为空),如果该财务经费号码不存在则会报错。

 

 

(3)  选择补助支出用途:填写学生补助支出用途时,请点击补助支出用途右侧的箭头,选择对应的补助支出用途。(如果存在没有列出的支出用途,请向财务处划管理科反映,电话62332279

 

(4)    填写补助支出部门:补助支出部门为财务经费实际使用部门,默认值为填写申请单经手人所在的部门,如果填写申请单经手人所在部门与经费实际使用部门不一致,请重新选择正确的补助支出部门。

 

如:机械学院学生王某某在财务处做勤工助学岗位,每月补助从财务处自有经费中列支,如果财务处内部人员经手补助申请单,补助支出部门就不用修改,默认值是经手人所在的部门财务处;如果是让学生本人填写补助申请单时,补助支出部门默认为该学生所在的机械学院,就需要将补助支出部门修改成财务处。

(5)    填写联系方式:联系方式请填写发放补助经手人的联系电话,便于当申请单出现问题的时候,能够联系到经手人及时更改。联系方式为手机号码的请输入11位手机号,如果是座机请按如下格式输入XXX-XXXXXXXX(如010-62332279)。

 填写完联系方式后,点击“下一步”,跳转至新的页面,核对完输入的基本信息无误后,请填写发放信息。(请注意财务经费号后面的项目余额是否充足

 4.      填写发放信息

填写发放信息有两种方式,分别适用于不同情况:

1)补助人数较少时,如10个人以下:

请直接点击申请单下方“新增”按钮,输入相应的学号及补助金额(根据需要可填写备注),然后点击“添加”即可,以上操作可以反复进行。

 

 2)补助人数较多时,如10个人以上:

请直接点击申请单下方“导入”按钮,在弹出的新窗口中点击“下载学生补助导入模板”下载导入模板(该模板可保存到本地电脑上反复使用,请不要修改模板的列标题及表结构),打开模板后,录入学号、姓名、金额、备注(可不填)信息后保存关闭。然后重新进入“导入”界面,选择已经录好的excel表,直接导入。

 

在数据导入的过程中,系统会自动核对学生学号和姓名是否匹配,如果数据无误,点击完成即可。如果学号姓名匹配有误,系统会提示错误数据所在行号,请将错误数据修改完成后再点击“重新导入”。

已经完成输入(导入)的数据中如果有需要删除的记录,可选中该记录前的复选框,然后点击“删除”按钮即可。

学生补助信息输入过程中,输入操作和导入操作可以同时进行,即输入部分学生名单后,又可以通过导入功能导入剩余的学生补助信息,或者导入部分学生补助信息后,再通过输入功能增加部分学生补助信息。

5.      提交电子数据

补助申请单基本信息和发放信息输入完成后,数据核对无误,请点击“提交”即可完成电子数据提交。如果数据本次没有输入完成希望下次继续输入,请点击“返回”,下次可以在“全部的申请单”或者“未提交申请单”中找到该申请单继续修改,完成后再提交。(注:返回即实现数据保存功能)

 

6.      打印签字盖章

已经完成提交的申请单,需要将申请单打印出来并签字盖章后送到财务处计划管理科(办公楼126)。打印补助申请单时,请进入页面左栏的“全部的申请单”或者“审核中申请单”中,找到对应的申请单,点击该申请单后面的“导出打印”,在excel中不需要做任何调整,直接打印。(注:只有完成提交的补助申请单才能导出打印)

 

7.      纸质送财务处发放

在网上提交完电子数据后的三日内,请打印申请单并签字盖章后送到财务处计划管理科(办公楼126),财务处汇总后于每月下旬定期发放。若纸质申请单未能在当月17日(含)下午下班前之前送交财务处,将会导致该补助不能在当月发放。(注:申请单发放数合计超过5万元,需要财务处财务负责人签字)。

8. 学生补助申请单说明

在学生补助发放申报系统中,学生补助申请单的有几种状态,未提交、审核中、待发放、已发放、被拒绝,分别说明如下表:

 

全部的申请单

本人填写的所有申请单。包括已提交、未提交、审核中、待发放、已发放、被拒绝的申请单。

未提交申请单

已经填写但尚未提交的所有申请单。可以进行提交、修改、删除及复制修改操作,不可导出打印。

审核中申请单

已经提交,待管理员审核的所有申请单。不可再修改、删除,可以复制修改生成新的申请单,也可以导出打印。

待发放申请单

管理员已经完成审核并准确无误的申请单。不可再修改、删除,可以复制修改生成新的申请单,也可以导出打印。

已发放申请单

财务处已经将学生补助成功发放的申请单。

被拒绝申请单

管理员审核后发现错误并拒绝的申请单。补助申请单经手人可以修改该申请单后再提交。

 9. 常见情况如何处理

9.1 每个月给固定(或基本固定)的学生发放补助,如何操作更方便?

如果每个月给固定(或基本固定)的一些学生发放补助,请使用“复制修改”的功能。填写补助申请单时,登陆后直接从“全部的申请单”或“已发放申请单”中找到以前发放过的申请单,选中后点击该申请单后的“复制修改”,进入如下界面,可以修改申请单基本信息。

 

然后点击“下一步”,进入发放信息界面,对其中学生信息可以进行修改或添加,然后提交打印。

在“复制修改”申请单的过程中,申请单信息会自动保存,如果不想保存该申请单,请不要提交,在“未提交申请单”中找到该申请单直接删除即可。

 

9.2 补助申请单被拒绝,如何处理?

申请单网上提交之后,财务处后台管理员会在线进行审核申请单,如果出现项目经费余额不足以发放学生补助,经费不能列支学生补助等情况,该申请单会被拒绝并注明拒绝原因。

对于拒绝的申请单,经手人需找到对应的申请单,根据财务处注明的拒绝理由点击“复制修改”,进行相应的修改,修改后的数据需要重新提交打印。

9.3 从两个(或两个以上)财务经费项目中发放学生补助,如何处理?

给学生发放补助时,如果补助金额较大,仅从某一个财务经费项目中支出但余额不够,需要从其他的经费项目中列支部分补助。请将该批学生补助分拆成两个补助申请单,分别从两个项目中列支。这样处理不会影响学生补助的正常计税,也便于财务后台账务处理,自动生成财务凭证,提高账务处理效率。

9.4 系统无法登陆如何处理?

在登录补助申报系统时,部分教职工和学生可能会出现无法登陆的情况,因为我们系统使用的登陆名和密码与学校信息平台E网(E.USTB.EDU.CN)一致,无法登陆E网也就无法登陆我们的申报系统。教职工(新入职、外聘或无工号的离退休人员)出现无法登陆的情况,请与维护人员基本信息的学校人事处联系(62332009);本科生请与学校教务处教务科(62332203);研究生与管理研究生信息的研究生院联系(62332281);或者直接与学校信息办联系(62332766)。

9.5 学生补助发放时间如何规定的?

学生补助发放到学生银行账户时间是每月23日,财务处要求学生补助电子数据及纸质补助发放表报送到财务处的时间是每月17日下午下班之前。如果没有在要求的时间内报送电子数据及纸质补助,该补助将会作为下月的补助进行发放。

在补助申报系统中,如果补助数据提交日期在当月17日之前,系统会提示该补助会在当月发放,如果在17日之后提交,系统会提示该补助将会在下月发放。

10. 特别说明

财务处信息申报及查询系统包括以下几个模块:学生补助申报、教师津贴申报、校外人员劳务申报、学生学宿费缴费查询、项目账务查询等。目前除了学生补助申报系统已经基本开发完成外,其他部分正在开发过程中,欢迎学校各部门院系积极地给我们反馈,早日实现并完善其他功能模块。

                                                 

 

                                财务处

                              2012930

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