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学生补助网上申报系统使用的问题解答


来源:北京科技大学财务处 发布时间:2012-10-18 14:11:41 查看次数:6045

学生补助网上申报系统自10月初开始试运行以来,在学校有关部门的支持以及全校师生的密切配合下,系统总体测试运行比较顺利,基本上达到了我们预先的系统设计目标。为了进一步更好地服务全校教职工和学生,针对大家在使用过程中反映比较集中的问题,我们进行了收集和整理,并集中解答如下:

1.      补助申请单上“支出部门”如何选择?

经手人在网上填报补助申请单基本信息的时候,由于对“支出部门”理解上存在分歧,不知道该选择经费的主管部门,还是选择经费的使用部门,还是经手人本人所在的部门,尤其是以上涉及的几个部门出现不一致的情况时,更是没法做选择。针对这一情况,我们将会对系统进行修改,统一调整为经手人所属的部门,当经手人登陆后,“支出部门”将会默认为经手人所在的部门,避免无法做选择而出现的混乱情况。在系统没有修改完成之前,选择部门的时候请选择经手人所在的部门。

2.      网上已经提交申请单,但发现数据需要修改,如何处理?

经手人在网上填写完数据并提交后,发现数据需要修改再提交时,请与我们联系,告知我们具体的申请单流水号,我们将会把该申请单拒绝掉,经手人可以在“被拒绝申请单”中找到该申请单,点击该申请单后面的“复制修改”,直接修改数据然后提交,再导出打印即可。

3.      电子表格数据导入时,系统提示数据有错误,如何处理?

当申请单中人数比较多的时候,一般需要用数据导入模板进行数据导入。有时候系统会提示数据有错误,主要有以下几个原因:

1)没有使用上传系统专用的数据导入模板,该上传系统需要使用专用的导入模板,具体模板请在“填写发放人员明细>>导入>>下载学生补助导入模板”处下载,另外特别注意,不要修改导入模板的表结构以及列标题;

2 数据中存在不可见的空格,解决办法就是打开该文件,利用excel中的“替换功能,将表中的空格替换成空,然后保存重新导入即可;

3)学号与姓名不匹配,数据在导入的过程,会自动校对学号和姓名是否一致,如果不一致,请找到报错的学号和姓名,修改后即可导入。

4.      能够登录申报系统,但添加申请单时却提示没有权限填报是为什么?

补助申报系统登录所使用的用户名及密码是学校信息化平台的登录名及密码,但是为了进行必要的控制,我们限定只有在校学生和学校教职工(含离退休)有权限填报补助申请单,所以会出现有些人员虽然能登陆系统但无法填报申请单的情况,例如毕业的学生,离职的教职工,或者新入职的教职工等。另外,有些学校外聘人员没有录入到我们的系统中,请与我们联系,我们会与学校人事处核实基本信息,如果核实无误,我们将会录入到我们系统中。为了保持数据更新的实时性,我们将会定期与人事处核对人员基本信息,保证数据的实时同步。

5.      如何方便的地给基本固定的一些学生发放补助?

有些科研项目负责人经常会面临的一种情况就是,每个月给一些基本上固定的学生(或有少许变动)发放科研补助。这种情况下,最方便的办法就是在“全部的申请单已发放申请单”中找到上个月的补助申请单,直接复制一下,然后在复制后的申请单基础上去修改,最后提交数据打印即可。这样可以避免每月都需要重复输入补助数据,从而节省更多时间。

6.      纸质申请单上经费主管(项目负责人)在什么位置签字?

纸质申请单上,“经费主管”右边的签字栏是预留给经费或项目负责人签字使用。为了避免经费支出管理上出现漏洞,项目负责任人(或经费主管)请务必在该栏签字确认。

7.      网上提交数据后,是否还需要报送电子邮件?

网上提交完数据后,不需要再通过电子邮件报送,我们会从网上直接获取电子数据。

 

除了以上针对我们系统反馈回来的问题之外,我们在审核学生补助数据的过程中也发现了一些问题,如同样的申请单数据重复提交,经费主管部门管理经费不严格,不允许列支补助的经费出学生补助等,针对这些情况我们将会收集整理后再适时发布到网上,避免将来这些情况重复出现,在方便我们工作的同时,也可以让学生补助更加方便快捷地发放。

 

                                                                                                                                                      财务处

                                                                                                                                               20121017

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