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教工补贴网络申报系统试用说明


来源:北京科技大学财务处 发布时间:2013-03-05 10:35:38 查看次数:7101

为了更好地服务于全校教职工,提高教职工补贴发放的效率,财务处在开发完成教工补贴网上申报系统并顺利运行的基础上,开发出校内教职工补贴网上申报系统。

该系统将取代以电子邮件提交教职工补贴数据的方式,实现教职工补贴数据24小时网络在线上报、教工信息自动核对、经费余额实时动态更新等功能,这将很大程度上减少数据提交过程中出现差错,从而提高教职工补贴发放效率。

该系统自201334日起在全校范围内试运行,在此期间,教工补贴电子数据可以通过电子邮件或者网上申报系统进行提交,在使用申报系统过程中如果发现问题请及时反馈到财务处(62332279),我们将对该系统做进一步的完善以便尽早正式运行。该系统正式运行后,财务处将不再接收通过电子邮件提交教工补贴电子数据。该系统的基本流程及使用说明如下: 

 

1.      登陆教工补贴申报系统

登陆教工补贴申报系统有三种方式:

1)直接访问财务处财务信息平台cwxxpt.ustb.edu.cn, 教职工使用工号及密码登陆,学生使用学号及密码登陆,(初始密码同校园网信息平台e.ustb.edu.cn一样皆为身份证号码后6位,如果修改过登陆用户名及密码请使用新的用户名及密码),直接进入申报系统;

 

(2) 登陆校园网信息平台e.ustb.edu.cn, 教职工使用工号及密码登陆,学生使用学号及密码登陆(初始密码皆为身份证号码后6位,如果修改过登陆用户名及密码请使用新的用户名及密码)。登陆后点击“数字化校园集成平台”中的“补贴申报”进入系统。

 

 

 

(3 )访问财务处网站caiwu.ustb.edu.cn,进入“补贴发放”栏目,点击“教工补贴信息申报”链接进入cwxxpt.ustb.edu.cn界面,然后使用工号或学号及密码登陆即可。

 

 

 

1.      填写基本信息及发放信息并提交

基本信息主要包括补贴支出项目经费号、补贴支出用途以及联系方式,首先点击页面上方的“教工补贴”标签,然后操作如下:

 

 

1)添加新申请单:申请单即为补贴发放明细表,请点击页面左栏中“添加新申请单”。

 

 

2)填写财务经费号码:在弹出的新申请单中,请输入财务经费号码(经费卡上的代码,如32200200),回车后对应的财务经费名称及负责人会自动显示出来,如果该财务经费号码不存在则会报错。

 

 

(3) 选择补贴支出用途:填写教工补贴支出用途时,请点击补贴支出用途右侧的箭头,选择对应的补贴支出项目。(如果在列出的不体贴支出项目中没有合适的项目,请向财务处计划管理科反映,电话62332279。)

 

 

(4) 填写联系方式:请填写补贴发放经手人的手机号码,便于当申请单出现问题的时候,我们能够联系到经手人。联系方式要求填写手机号码,主要是考虑到将来财务处开发短信通知平台,当补贴申请单出现问题,可以实现通过短信进行通知。

第一次登陆补贴申报系统时,需要输入手机号,该手机号会自动保存。再次登陆填报时,系统会自动提取经手人的手机号码,无需再次输入。但如果经手人联系方式有变动,可以在“申报人员电话”中重新输入。

 

    填完联系方式后,点击“下一步”,跳转至新的页面,核对基本信息准确无误后,请填写发放信息。(请注意财务经费号后面的项目余额是否充足) 

5)填写发放信息:填写发放信息有两种方式,分别适用于不同情况:

a)发放补贴人数较少的情况,如10个人以下:请直接点击申请单下方“新增”按钮,输入相应的工号及补贴金额(根据需要可填写备注),然后点击“添加”即可,以上操作可以反复进行。如果有些人员工号不清楚可以进行个别查询或者批量查询,具体操作见本说明5.1部分。

 

 

 

 

b)补贴人数较多的情况,如10个人以上:请点击申请单下方“导入”按钮,在弹出的新窗口中点击“下载教工补贴导入模板”下载导入模板(该模板可保存到本地电脑上反复使用,请不要修改模板的列标题及表结构),打开模板后,录入工号(或者身份证件号)、姓名、金额、备注(可不填)信息后保存关闭。然后重新进入“导入”界面,选择已经录好的excel表,直接导入。

使用导入功能时,既可以使用工号也可以使用身份证件号作为个人的导入信息,但由于身份证件号较长导致导入过程中信息核对需要耗费较多时间,请尽量使用教工工号信息,可以缩短提交时间,提高效率。如果使用身份证件号,纸质打印出来的发放明细表只会打印人员的工号信息,请务必核对个人信息是否正确。

 

 

在数据导入的过程中,系统会自动核对教工工号(或身份证件号)和姓名是否匹配,如果数据无误,点击完成即可。如果工号(或身份证件号)姓名匹配有误,系统会提示错误数据所在行号及错误的原因,请将错误数据修改完成后再点击“重新导入”。

已经完成输入(导入)的数据中如果有需要删除的记录,可选中该记录前的复选框,然后点击“删除”按钮即可。

教工补贴信息输入过程中,输入操作和导入操作可以同时进行,即输入部分教工补贴信息后,又可以通过导入功能导入剩余的教工补贴信息,或者导入部分教工补贴信息后,再通过输入功能增加部分教工补贴信息。

 

(6) 提交电子数据:教工补贴申请单基本信息和发放信息输入完成后,数据核对无误,请点击“提交”即可完成电子数据提交。如果数据本次没有输入完成希望下次继续输入,请点击“返回”,下次可以在“全部的申请单”或者“未提交申请单”中找到该申请单继续修改,完成后再提交。

电子数据提交后,经手人将不能对该数据进行修改或者撤销操作。如果数据存在问题确实需要修改请联系管理员(62332279),后台管理员有权限可以撤销该申请单。经手人在已撤销申请单里可以查到该申请单,修改后再重新提交。(注意,重新提交后的补贴申请单需重新打印,因为每次提交后会重新分配流水号。)

 

3.导出打印并签字盖章

已经完成提交的申请单,需要将申请单打印出来并签字盖章后送到财务处计划管理科(办公楼126)。打印补贴申请单时,请进入页面左栏的“全部的申请单”或者“审核中申请单”中,找到对应的申请单,点击该申请单后面的“导出打印”,excel中不需要做任何调整,直接打印。(注:只有完成提交的补贴申请单才能导出打印

 

 

4.纸质单据送财务处审核发放

在网上提交电子数据完成后,请打印补贴申请单并签字盖章后送到财务处计划管理科(办公楼126),纸质申请单务必在当月25日(含)下午下班之前送交财务处,财务处汇总并审核单据后于每月定期发放。若纸质申请单逾期未能送到财务处,将会导致该补贴不能在当月发放。(注:财务及校领导签字权限按学校的相关规定执行)。 

 

 

5.常见情况如何处理

 

5.1 如何查询教工工号?

教工补贴网上申报系统改变了提交电子数据的方式,也改变了采集信息的内容,原有的方式是采用身份证号码、姓名、金额信息作为发放补贴的依据,在实际使用中比较麻烦,因为身份证号位数太长,无法方便快捷地获取。新系统中提供采用工号、姓名、金额、部门作为发放补贴的依据,其中的人员信息采用学校工资系统中的信息,不用发放补贴经手人填报,很大程度上可以避免差错出现。

发放补贴经手人想查询教工的工号,可以有两种方式:

(1)              工号个别查询,直接进入工号个别查询界面,输入要查询人员的姓名,点击查询即可。查询结果如果出现重名的情况,其中的部门信息、证件号码(隐藏了若干位数字)、状态信息可以用于辅助判断。注意,状态为“止薪”的人员不能发放补贴。

 

 

2)工号批量查询,直接进入工号批量查询界面,选择要查询人员所在的部门,点击查询即可。查询结果如果出现重名的情况,其中的部门信息、证件号码(隐藏了若干位数字)、状态信息可以用于辅助判断。如果需要将查询结果导出可以直接点击“批量导出”,将该部门下所有教工个人信息导出到excel表中用于做补贴发放用。

5.2 如何更简便地给固定的教职工发放补贴?

如果每个月给固定(或基本固定)的一些教工发放补贴,请使用“复制修改”的功能。填写补贴申请单时,登陆后直接从“全部的申请单”或“已发放申请单”中找到以前发放过的申请单,选中后点击该申请单后的“复制修改”,可以修改申请单基本信息。

然后点击“下一步”,进入发放信息界面,对其中人员信息可以进行修改或添加,然后提交打印。在“复制修改”申请单的过程中,申请单信息会自动保存,如果不想保存该申请单,请不要提交,在“未提交申请单”中找到该申请单直接删除即可。

 

5.3补贴申请单被拒绝,如何处理?

申请单网上提交之后,财务处后台管理员会在线按照学校的财务规定进行审核,如果出现项目经费余额不足以发放补贴,经费不能列支教工补贴等情况,该申请单会被拒绝并注明拒绝原因,我们也会电话或者短信告知相应的经手人,通知修改申请单或者直接撤销。

对于被拒绝的申请单,经手人需找到对应的申请单,根据财务处注明的拒绝理由点击“复制修改”,进行相应的修改,修改后的数据需要重新提交打印。

 

5.4系统提示经费余额不足,如何处理?

补贴申请单信息填写完成后,点击提交,如果财务经费项目余额不足以支付该补贴申请单中的金额,系统会弹出提示窗口信息“项目经费余额不足,继续提交?”。出现这种情况是因为财务经费余额不足,如果发放该补贴后该项目就会超支,所以出现这种情况时请不要提交补贴申请单,即使提交了在审核阶段也会被拒绝。

但有一种情况下,可以继续提交,就是该财务项目经费允许超支。例如项目00000007(流动编制经费)在发放非事业编制人员工资时允许超支,还有一些项目预算下拨时间滞后,但需要列支时,例如00001301(计划内外籍专家费)在年初预算未下拨时也可以暂时允许超支等。

所以当出现经费余额不足的情况下,请首先确认该项目是不是允许超支,允许超支的话,可以继续提交,如果该项目不允许超支的话请不要提交,修改后再重新提交。

 

5.5从两个(或两个以上)财务经费项目中发放教工补贴,如何处理?

给教工发放补贴时,如果补贴金额较大,仅从某一个财务经费项目中支出但余额不够,需要从其他的经费项目中列支部分补贴。请将该批教工补贴分拆成两个补贴申请单,分别从两个项目中列支。这样处理不会影响教工补贴的正常计税,这样也便于财务后台账务处理,自动生成财务凭证,提高账务处理效率。

 

5.6系统无法登陆如何处理?

在登录补贴申报系统时,部分教职工和学生可能会出现无法登陆的情况,这主要是因为我们系统使用的登陆名和密码与学校信息平台E网(E.USTB.EDU.CN)一致,无法登陆E网也就无法登陆我们的申报系统。教职工(新入职、外聘或无工号的离退休人员)出现无法登陆的情况,请与负责人员基本信息的学校人事处联系(62332009);学生请与学校教务处注册中心联系(62333727)。

 

5.7教工补贴发放时间如何规定的?

按照财务处的规定,为了保证每月月底之前将补贴发放到教工银行账户时间是,教工补贴电子数据及纸质补贴发放表报送到财务处的时间是每月25日下午下班之前。如果没有在要求的时间内报送电子数据及纸质补贴,该补贴将不会作为当月的补贴发放。

在教工补贴申报系统中,如果补贴数据提交日期在当月25日之前,系统会提示该补贴会在当月发放,如果在当月25日之后提交,系统会提示该补贴将会在下月发放。

 

5.8如何查询已提交申请单的处理结果?

新系统能提供很好的单据处理结果查询功能,当您进入补贴申报系统后,在界面上方可以切换查询所有您经手发放的学生补助和教工补贴。当您需要查询您提交单据的处理结果时,首先在界面左上方选择发放的是“学生补助”还是“教工补贴”,然后再在界面左侧选择“全部的申请单”,找到您需要查询的申请单,然后看申请单状态即可。申请单状态分五类:“未提交”、“已提交待审核”、“已审核待发放”、“已发放”以及“已拒绝”。

申请单状态

状态说明

全部的申请单

本人填写的所有申请单。包括未提交、审核中、待发放、已发放、被拒绝的申请单。

未提交申请单

已经填写但尚未提交的所有申请单。可以进行提交、修改、删除及复制修改操作,不可导出打印。

审核中申请单

已经提交,待管理员审核的所有申请单。不可再修改、删除,可以复制修改生成新的申请单,也可以导出打印。

待发放申请单

管理员已经完成审核准确无误并准备发放的申请单。不可再修改、删除,可以复制修改生成新的申请单,也可以导出打印。

已发放申请单

财务处已经成功将补贴发放到教工银行账户的申请单。

被拒绝申请单

管理员审核后发现错误并拒绝的申请单。补贴申请单经手人可以修改该申请单后再提交。

当您的申请单显示状态为“未提交”时,说明您填写的申请单并未提交系统,此时您可以对申请单进行修改,当您确认提交时再点击“提交”键即可;

“已提交待审核”说明您的单据已经提交系统,但并未经过系统管理员审核,此时您不能对单据进行修改,但是只要您单据的纸质签字版未送交计划科,管理员默认为不审核,那么这笔补贴也不会发放;

“已审核待发放”说明您的单据已经经过系统管理员审核通过,纸质签字版也已经交到计划科,此时您只需等待银行到账即可,如果此时您发现补贴发放有误,希望更改,您需要及时同计划科联系(62332279),询问是否已经将提交结果送达银行,若没有,则可以更改,同时需要您本人到计划科(办公楼126室)亲自签字确认,若已经送达银行,则本月补贴就不能更改,所以希望您在提交单据时务必仔细,尽量保证准确;

“已发放”说明您的补贴已经通过银行转账到你的个人银行卡上;

“审核未通过”说明您的申请被管理员拒绝,同时,管理员会在“状态”下用红字写出拒绝理由,如果您有异议,可以同计划科联系,了解具体情况。

 

财务处

201334

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