采购标的金额超过2万元（含）或者采购列入中央预算单位政府集中采购目录的货物和服务必须提供合同，购置设备（1000元以上）或材料（5000元以上），需附计划卡。
单件设备（家具）或软件购置支出超过10万元（含），批量设备（家具）、软件或工程支出超过20万元，需履行招标程序，借款时需附招投标相关文件及合同。
合同需由双方签字盖章有效，采购货物或服务合同须经项目负责人和资产管理处签字并加盖北京科技大学设备订货专用章。合同生效后，严格按照合同约定的付款进度和付款条件执行。
国内普通公务出差，须经部门行政负责人签字审批，借款时需附《北京科技大学公务外出计划审批表》（财务信息服务平台“文件下载”功能中可下载使用）,科研项目业务出差需附《北京科技大学科研项目出差计划审批表》（“文件下载”功能中可下载使用）。
因公短期出国的，附出国批件（教师）或研究生出国登记表（学生）；出国访学的，附和人事处签订的合同。
机票款不得借现金或转卡支付，必须使用网银汇款或通过公务卡结算。
同一事项多次借款的业务，第一次借款附齐全资料，第二次借款时在借款单上写明第一次借款的相关信息（业务单号，借款凭证号）即可，不需重复附资料。
